「会社では教えてもらえない 残業ゼロの人の段取りのキホン」(伊庭正康 著)の“実践テク”を試してみると事の効率がグングン仕良くなる!





「会社では教えてもらえない 残業ゼロの人の段取りのキホン」(伊庭正康 著)を読みました!

この本には「段取り力」を上げて仕事を効率良く進めるための“38の実践テクニック”が書かれています。

“38の実践テクニック”のひとつひとつは、“具体的”かつ“比較的取り入れやすい”ものばかり

先週この本を読んた後、“38の実践テクニック”の中からいくつかを実践してみましたが…

きんた
ムダがグングン減って、仕事に余裕ができた!

「会社では教えてもらえない 残業ゼロの人の段取りのキホン」(伊庭正康 著)に書いてある“38の実践テクニック”の中から、ぼくが実際に試してみてすぐに効果の出たものをご紹介します!

ネットは最初にアタリをつける時に使うもの

まずは“12番目”のテクニックです

ひとりで延々と考えるより 先に人に聞いてしまう

「会社では教えてもらえない 残業ゼロの人の段取りのキホン」(伊庭正康 著)より引用

さらにこう続きます。

ネットで調べると、どうなると思いますか?

もはやジャングルです。

「会社では教えてもらえない 残業ゼロの人の段取りのキホン」(伊庭正康 著)より引用

これは仕事に限らず、誰でも思い当たるのではないでしょうか?

検索するともう情報がありすぎて、“どれが正しいのか”“どれが古いのか”まったく見分けがつきません。ざっと検索したら、詳しい人にさっさと聞いてみるのがいちばんですね!

“隙間の1分”を有効活用

続いて“30番目”のテクニックがこちら。

「この1分で何ができるか」考える習慣

「会社では教えてもらえない 残業ゼロの人の段取りのキホン」(伊庭正康 著)より引用

「1分でもできることがいろいろある!」という言葉通りの意味に加えて、「ちょっとした時間もむだにしない姿勢」こそが大切だと、伊庭さんは言っています。

参考までに、“隙間時間の活用例”です。

同じスマホ使うのでも、ゲームで時間を“つぶす”のではなく、時間を“有効に使う”ための何かにあてたいものです!

出典:「会社では教えてもらえない 残業ゼロの人の段取りのキホン」(伊庭正康 著)

ぼくはさっそく、電車でスマホを使うときは「企画書のアウトライン(見出し)」を書くことを試してみました。会社についたらそのままワードにコピーして、いきなりエンジン全開で仕事をスタートできるので効果を実感しました。

社内メールは「件名」のみで済ませる

続いて“30番目”のテクニックがこちら。

メールは30秒以内に書くのが鉄則

「会社では教えてもらえない 残業ゼロの人の段取りのキホン」(伊庭正康 著)より引用

 

さらに具体的な例としてあがっているのがコチラ。

社内メールは「件名のみ」で済ませる

件名のところに「【件名のみ】営業会議 A会議室 15-16時」と書くだけ。

文章を入力する自分の手間が省けることはもちろん、読み手の手間も省けます。

「会社では教えてもらえない 残業ゼロの人の段取りのキホン」(伊庭正康 著)より引用

きんた
これは非常に取り入れやすく、効果も実感できる!

さっそく取り入れてみました!ぼくはまだ会社では若手なので“すべての”社内メールを「件名だけ」にはしませんでしたが、同期・後輩・プロジェクトメンバーとのちょっとしたリマインドなどは、「件名だけ」にしました。

意外にもこれは、「件名だけ」メールを受け取ったほうからとても反応が良かったです。

「件名だけ」メールを受け取った同僚の声
  • 件名に書いてあるとメールボックス内で日時が見えてわかりやすい!
  • 自分が送るときも“これでいいんだ”と思った
  • リマインドは「時間」「場所」とかがわかればそれでOK。挨拶とかいらないよな!

と、以上のようにとても反応が良く、同じプロジェクトメンバーも同様のメールを送り出しました。

「件名だけ」メールをぼくも受け取ってみて、“これで十分!”と再認識しました。

会議の資料を事前にメール配信しておく

続いては“31番目”、

会議や打ち合わせは10分の1に減らせる

「会社では教えてもらえない 残業ゼロの人の段取りのキホン」(伊庭正康 著)より引用

から具体的にこちらのテクニックです。

資料を読む時間をなくす(→改善策:事前にメール配信をしておき、各自読み込んでくる)

「会社では教えてもらえない 残業ゼロの人の段取りのキホン」(伊庭正康 著)より引用

これも非常に効果を実感しました!

資料に書いてあることを“そのまま説明する”だけの時間が減り、いきなり質疑や検討の時間に入れました

全員ある程度しっかり読み込んできているので、「これどうなの?あ、ここに書いてあるか」というようなムダなやりとりも減り、一段高い次元の議論ができたと感じました。

なお、意外な効果(?)だったのが、あまり資料を読んでこない(=やる気がない?)上司が誰なのか、もわかったことでした…。

まとめ:「さばく」と「段取り」は違う!

「会社では教えてもらえない 残業ゼロの人の段取りのキホン」(伊庭正康 著)に書いてある“38の実践テクニック”の中から、ぼくが実際に試してみてすぐに効果の出たものをご紹介しました!

最後に、ぼくが重要だと思った“考え方”をひとつ引用します。

そもそも「さばく」と「段取り」は、似ているようで全く違います。違うのは目的。

「さばく」は“速く済ませること”であり、「段取り」は“効果的に成果を出すこと”。

「会社では教えてもらえない 残業ゼロの人の段取りのキホン」(伊庭正康 著)より引用

「速く終わらせる」ためにやるのではなく、「効果的に成果を出す」ためにこの本に書かれてあるテクニックを使う。

きんた
この考え方は超・重要!

効率的に成果を出して、その上で早くかえれるように頑張るぞ!!!

 

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